Para garantir ainda mais qualidade no atendimento a projetos de pesquisa, extensão, cultura e desenvolvimento institucional, Fundep investe em capacitação, novas tecnologias e reorganização de processos
Reorganização das equipes e dos processos de trabalho, adoção de novas tecnologias, capacitação das equipes e foco na missão de “apoiar a UFMG em suas atividades de pesquisa, ensino e extensão, e desenvolvimento institucional, e prestar serviços à sociedade nos mesmos campos em projetos de interesse público ou coletivo”: essas são as prioridades da área de gestão de projetos iniciadas em 2021 com previsão de se solidificarem em 2022.
O objetivo é alcançar a excelência na gestão de projetos de ponta a ponta, ou seja, desde a negociação e captação até a prestação de contas, incluindo toda a execução – trabalho desempenhado por oito equipes que integram a área de Gestão de Projetos.
“Fizemos avanços importantes, mas ainda temos alguns pontos de atenção no atendimento aos coordenadores de projetos. Acreditamos que se melhorarmos o atendimento aos projetos da Universidade, outros processos também terão ganhos”, avalia Lívia Spínola de Andrade, gerente de projetos responsável pelas subáreas de Negociação e Prestação de contas.
“Estamos investindo no aprimoramento dos processos para que a gestão compartilhada entre as equipes – uma que negocia, outra que executa e uma terceira que presta contas – ocorra em continuidade, sem perda de informação no caminho”, esclarece Patricia Rodrigues Accacio, gerente de projetos da subárea de execução, o Centro Integrado de Atendimento (CIA).
Iniciar o processo de requalificação da área em plena pandemia – com os desafios advindos com o trabalho remoto, tanto do ponto de vista profissional quanto pessoal – foi um desafio extra para as equipes, que se dividem em oito coordenações. Uma delas, a que fica responsável pelas ações do Projeto Brumadinho da UFMG – que tem o objetivo de auxiliar de forma Técnico-Científica, o Juízo da 6ª Vara da Fazenda Púbica da Comarca de Belo Horizonte por meio de estudos temáticos para identificação e avaliação dos impactos decorrentes do colapso da Barragem I da Mina Córrego do Feijão – foi o piloto para a nova proposta.
“As experimentações bem sucedidas com o time de Brumadinho, que faz a gestão de ponta a ponta, validaram a nossa hipótese de que precisamos ter todas as equipes interligadas para maior eficiência operacional, para que desde o momento em que um projeto é assumido pela Fundep até seu encerramento, com a devida prestação de contas, a sua continuidade ocorra sem perda de informação”, reforça Patricia.
Ferramentas digitais apoiam processo
Além do esforço das equipes em rever seus processos, também foi necessário adotar novas ferramentas. A principal delas foi a assinatura eletrônica, adoção que completa um ano neste dezembro. Neste período, nada menos que 9,2 mil documentos foram assinados eletronicamente, a maior parte deles no setor de Compras, no qual os processos exigem assinatura de mais de um colaborador.
“Foi o que tornou possível o home office, pois teria sido impraticável manter esses fluxos. por meio do transporte do documento físico entre as casas dos colaboradores”, avalia Flávio Barbosa, colaborador do time de Compras. Além disso, o processo conferiu mais confiabilidade ao processo, “porque trouxe a necessidade de seguir todo o rito corretamente, não sendo possível alterar ou pular etapas”, esclarece.
Embora o volume de documentos assinados digitalmente seja significativo, ainda é pouco diante do universo da Fundep. Por enquanto, apenas os processos internos à Fundação estão sendo assinados digitalmente. A maior quantidade de documentos – 1,7 mil por mês – é gerada via Espaço do Coordenador, na demanda por atendimento. “São documentos como pagamento de bolsas a estudantes, pedidos de compra de material, entre outras necessidades dos coordenadores de projetos. Por isso, é importante a integração de sistemas para que todos esses documentos possam ser assinados eletronicamente. A meta para 2022 é que todos os documentos nasçam e morram de maneira digital”, explica o colaborador Bernardo Lima, que também participou do processo de implantação da assinatura eletrônica.
Outra vantagem na adoção da assinatura eletrônica é a possibilidade de gerar relatórios que forneçam dados e informações importantes para a gestão dos projetos. Essa também é a principal vantagem da adoção de um sistema digital de atendimento omnichannel que organiza, controla e otimiza os processos da área, centralizando toda a comunicação com o cliente e permitindo o acesso ao histórico de atendimento sempre que necessário, independentemente se o contato foi feito por e-mail, telefone, redes sociais ou outros meios.
Para otimizar a utilização do sistema, foi criada há um ano a equipe do Fundep Atende, voltada para parte do público dos projetos geridos pela Fundação – a dos alunos de projetos de extensão – além de fornecedores e candidatos inscritos em concursos. “O registro das informações em uma única central – fornecendo tanto ao usuário do serviço gerido pelo Fundep, quanto à própria Fundação, a possibilidade de acompanhamento do seu status – é a principal vantagem do sistema”, avalia Pollyana Pires, coordenadora de atendimento à Extensão (CIA Caex).
“Cada contato gera um ticket e um número que pode ser acompanhando por ambas as partes. Centralizar as demandas nos permite ter dados para identificar os gargalos e atuar, cada vez mais, pela excelência no atendimento”, explica Pollyana Pires. O sistema teve em outubro com 1467 tickets para a área de extensão, dos quais 1402 foram resolvidos. Em relação a concursos, os dados de setembro evidenciam que foram 2.681 tickets e 2.603 resoluções.
A gerente de Negociação e Prestação de contas da Fundep, Lívia Spínola, esclarece que as ferramentas digitais, essenciais no momento de pandemia, necessitam de aprimoramento para 2022. “Assim como precisamos fazer outros investimentos, sobretudo no reconhecimento e qualificação dos colaboradores. Este 2021 foi um ano dedicado a reavaliar nosso trabalho na área de gestão de projetos, resgatar processos que estavam um pouco desconectados e rever nosso relacionamento com os coordenadores de projetos. Para 2022 este deve ser o foco principal, para oferecermos à Universidade um atendimento ainda mais excelente”, finaliza.